Privacyverklaring

Koninklijke harmonie Phileutonia

Postbus 7031 5605 JA Eindhoven KVK 40235702

Hierna te noemen vereniging. De vereniging wordt vertegenwoordigd door het dagelijks bestuur bestaande uit voorzitter, penningmeester, secretaris.

Jouw privacy is belangrijk voor ons bij Phileutonia. We gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend om je account te beheren, onze producten en diensten aan je te leveren en om je te informeren over onze producten en diensten, voor zover je hiertoe toestemming hebt verleend. We hechten veel waarde aan de bescherming, vertrouwelijkheid en integriteit van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer je van onze producten en diensten gebruikmaakt, waarom we deze gegevens nodig hebben en hoe we deze gebruiken.

Onze Diensten

Phileutonia biedt leden van de vereniging de gelegenheid om een muziekinstrument te leren bespelen, samen te musiceren en deel te nemen aan de activiteiten die we gezamenlijk organiseren. Phileutonia biedt haar klanten en bezoekers van de activiteiten een muzikale belevenis in de vorm van een concert, optreden, workshop of andere activiteit. Deze privacyverklaring is van toepassing op deze diensten en de hieraan gerelateerde platformen  die je gebruikt om bekend te maken dat je van deze diensten gebruik maakt of om informatie van Phileutonia te lezen.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?

We hebben bepaalde persoonsgegevens nodig om jou de best mogelijke ervaring te kunnen bieden, je te informeren over onze activiteiten en diensten en om ervoor te zorgen dat leden onderling met elkaar kunnen communiceren, samen kunnen musiceren en gezamenlijk kunnen reizen. Sommige van deze gegevens geef je direct, bijvoorbeeld wanneer je lid wordt van de vereniging of je registreert via onze website. We ontvangen persoonsgegevens bij het aanmelden als lid van de vereniging zowel mondeling, schriftelijk of online. Hierdoor kunnen we onze producten personaliseren en verbeteren en vanwege het feit dat we een muziekvereniging zijn is het van belang dat we bepaalde gegevens weten voor jouw functioneren binnen de vereniging.

Wanneer je bij Phileutonia een webformulier invult of je aanmeldt als lid, verwerken we de volgende gegevens:

Webformulieren: Voornaam; Achternaam; Emailadres; Telefoonnummer mobiel of vaste lijn; Je vraag aan Phileutonia.

Lidmaatschap: Headshot foto; Voor- en achternaam; Aanhef (Dhr./Mevr. etc.); E-mailadres; E-mailadres ouders verzorgers; Je mobiele nummer; Je telefoon nummer; Je woonadres; Je geboortedatum; Instrument, merk type soort; Datum aanmelding; Datum lidmaatschap; Datum dat je stopt als lid; Verenigingsonderdeel; Muziekervaring, vooropleiding; Muziekinstrument(en) bruikleen; Eerdere muziekverenigingen; Hobby’s school werk; Instrument keuze eigen/ vereniging; Betaal- en factureringsinformatie, zoals bankrekeningnummer; Bedrijfsnaam (indien van toepassing); We archiveren ook de jaren dat je actief was in een commissie of bestuur;

Webshop / Vrienden: Voor- en achternaam; Aanhef (Dhr./Mevr. etc.); E-mailadres; Je mobiele nummer; Je telefoon nummer; Je factuur- en levering adres; Datum aankoop; Hoeveelheid; Product en kenmerken; Prijs per producten en totaalprijs; Betaal- en factureringsinformatie, zoals bankrekeningnummer; Bedrijfsnaam (indien van toepassing); Contacten: Voor- en achternaam; Aanhef (Dhr./Mevr. etc.); E-mailadres; Je mobiele nummer; Je telefoon nummer; Je adres; Instrument(en); Type contact (docent/invaller);

Derde Partijen

We ontvangen geen informatie van derde partijen waarmee wij samenwerken, behalve een persoonsnaam, telefoonnummer of emailadres als iemand interesse heeft in het lidmaatschap van de onze vereniging. Wij delen de volgende gegevens met derden:

  1. Voor het aanvragen van subsidie delen we alleen de volgende gegevens met het CKE: Naam, lidmaatschap.
  2. Voor het aanvragen van de oorkondes en speldjes delen wij de volgende gegevens met de BBM te Tilburg: Naam, 25,40,50,50,60,70 jaar lid.
  3. Voor sommige activiteiten zoals de Eindhoven PROMS concertreeks moeten wij een presentielijst met naam en instrument aanleveren. Deze informatie is noodzakelijk voor de veiligheid van de leden en medewerkers van deze activiteit.
  4. In overleg met jou delen we je NAW, email en telefoonnummer met een docent om zijn of haar diensten aan te laten bieden.

Hoe gebruiken we jouw persoonsgegevens?

We gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, en waar van toepassing, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. We gebruiken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Uitvoering van de overeenkomsten. We verwerken jouw persoonsgegevens om je onze producten en diensten van jouw keuze te leveren. Zo gebruiken wij deze informatie om je een gekocht product te kunnen factureren en uit te leveren en om je contributie voor je lidmaatschap te innen.

Service. We gebruiken jouw informatie om je te ondersteunen in het gebruik van onze diensten. Dit omvat het gebruik van persoonsgegevens om met jou te kunnen communiceren over de aard en locatie en tijdstippen van onze activiteiten, om je te helpen bij het gebruik van je instrument(en), welke muziekstukken we repeteren, en andere lidmaatschap of klantondersteuning gerelateerde diensten te leveren. Tevens gebruiken je informatie (persoonsnaam en duur van je lidmaatschap) om je te kunnen huldigen.

Indien onderhoud of inspectie van je muziekinstrument wat je in bruikleen hebt of huurt van de vereniging nodig is verstrekken wij je naam en gegevens van het instrument aan de door ons goedgekeurde partij die onderhoud en/of inspectie uit gaat voeren.

Communicatie. We gebruiken jouw gegevens om in verband met onze dienstverlening met je te communiceren via e-mail, sms-berichten of andere elektronische media. Zo ontvang je van ons facturen en kunnen wij met je communiceren om je lidmaatschap te bevestigen, je de datum, tijd en locatie van de activiteiten te sturen, en om je uit te nodigen om deel te nemen aan onze activiteiten en zo nu en dan te vragen om deel te nemen aan een klanttevredenheidsonderzoeken.

Marketing. We willen je graag via e-mail, sms of andere elektronische media op de hoogte houden van onze producten en diensten, of die van andere bedrijven, verenigingen, overheden, BEM, BBM, KNMO of andere muziek gerelateerde informatie (voor zover je hiervoor toestemming hebt verleend). Je hebt het recht om je te allen tijde af te melden voor deze informatievoorziening. Afhankelijk van jouw voorkeuren kun je je uitschrijven, sommige instellingen direct online wijzigen, of contact opnemen met onze klantenservice om dit voor jou te doen.

Veiligheid, beveiliging en beslechting van geschillen. We gebruiken jouw gegevens om de veiligheid, integriteit en bescherming van onze producten, diensten en klanten te waarborgen. Zo verwerken we jouw gegevens voor het opsporen en voorkomen van fraude, diefstal en ander misbruik van onze diensten. In voorkomend geval kunnen we jouw gegevens gebruiken in het kader van geschillenbeslechting, om nakoming van de overeenkomst met je af te dwingen, om onze rechten jegens derden af te dwingen, of onszelf te verdedigen tegen vorderingen of beweringen van derden.

Wettelijke verplichtingen. We kunnen jouw informatie verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld het bijhouden van een administratie of om te voldoen aan legitieme verzoeken van bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld politie/justitie).

Verbetering en personalisering van onze producten en diensten. We gebruiken jouw persoonsgegevens om onze producten en diensten te verbeteren.

Onderhoud, ontwikkeling en incidentmanagement. Indien je problemen ondervindt met één van onze producten of diensten, kan het zijn dat we persoonsgegevens, zoals je naam, geboortedatum, moeten verwerken om het betreffende probleem op te lossen. We verwerken je persoonsgegevens ook voor sommige interne operationele processen, bijvoorbeeld wanneer we gegevens naar een nieuwe database overbrengen.

Uitvoering van algemene bedrijfsprocessen, intern management en managementrapportage. Om onze activiteiten te kunnen uitvoeren, gebruiken we jouw persoonsgegevens voor algemene bedrijfsprocessen. We verwerken je gegevens bijvoorbeeld voor archiveringsdoeleinden, rapporteren van aantal leden en andere administratieve doeleinden.

Hoe gebruiken we beeld en audio materiaal?

Tijdens de activiteiten van de vereniging worden er regelmatig door derden of in opdracht van Phileutonia foto, video of audio opnames gemaakt. Phileutonia is niet aansprakelijk voor het gebruik en de publicatie van de foto’s, video of audio registratie die door derden worden gedistribueerd of die vanaf onze website door derden worden gekopieerd en worden gebruikt.

Phileutonia kan de door haar verkregen foto, video of audio registraties voor publicatie en marketing gebruiken op:

  1. Phileutonia website
  2. Phileutonia flyers en affiches
  3. Phileutonia facebook pagina’s: https://www.facebook.com/phileutoniaeindhoven en https://www.facebook.com/opleidingsorkestphileutonia/
  4. Twitter account: https://twitter.com/Phileutonia
  5. Instagram https://www.instagram.com/phileutoniaehv/
  6. Publicaties en platforms van derden (online, digitaal en print) ter promotie van activiteiten van Phileutonia zoals in programmaboekjes, krant en tijdschriften, wijkpublicaties, verenigingen, CKE, BEM, BBM en ander partijen waarmee Phileutonia een samenwerking aangaat.

Verder houdt Phileutonia een database bij van foto, video en audio materiaal voor het digitale archief van activiteiten van de vereniging. We vragen bij de aanmelding als lid van de vereniging of je toestemming geeft voor het maken van foto, video en audio opnames tijdens al onze activiteiten. We vragen leden ook voor de goedkeur voor publicatie van foto video audio materiaal op de hierboven beschreven media en doelen. Voor jongeren onder de 16 jaar vragen wij de ouders / verzorgers om toestemming.

Indien je alsnog bezwaar hebt tot de publicatie van de foto, video of audio opname zal Phileutonia de publicatie stopzetten, of de instantie die de publicatie verzorgt vragen om deze te verwijderen.

Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

We delen jouw persoonsgegevens niet met derden met uitzondering van de Gemeente Eindhoven (CKE) en de Brabantse Bond van Muziekgezelschappen (BBM) zoals eerder beschreven of informatie om de presentie te controleren ten behoeven van de veiligheid van de aanwezige personen. We delen je persoonsgegevens (naam, adres, telefoonnummer, email adres, instrument) in overkeg met jou wel met bijvoorbeeld dirigent of muziekleraren zodat ze met jou kunnen communiceren om hun diensten aan te bieden.

Waar worden jouw persoons en video gegevens verwerkt en beveiliging?

Voor hosting en onderhoud worden uw persoonsgegevens opgeslagen in de Europese Unie. Jouw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk verwerkt door het bestuur van Phileutonia. De gegevens worden centraal gearchiveerd op een beveiligde server voorzien van een firewall. De database en persoonsgegevens zijn beveiligd met 1 of 2clef autorisatie met eCaptcha om ongeoorloofd toegang tot persoonsdata te krijgen te vermijden.  Dit geld ook voor foto en video materiaal dat voor archief doeleinden wordt bewaard.

Phileutonia beschikt over een privé cloud waarbinnen alle gegevens, waaronder ook notulen van bestuur en commissievergaderingen worden bewaard.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens uitsluitend zo lang deze nodig zijn voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt en/of zolang dit wettelijk is vereist. Indien je stopt als lid van Phileutonia, markeren we deze in onze database als ‘oud lid’. In dat geval maken we niet langer actief gebruik van jouw accountinformatie bijvoorbeeld om je over onze producten en diensten te informeren, echter blijf je actief in onze database als persoon voor de marketing doelen als beschreven. Je account wordt dan gearchiveerd zodat we dat in overleg weer kunnen heractiveren, mocht je in de toekomst opnieuw van onze diensten gebruik willen maken. Voor de marketingdoeleinden kun je zelf bepalen door je uit te schijven uit onze nieuwsbrieflijst. Indien je jouw lidmaatschap wilt opzeggen, vragen we je contact op te nemen met onze secretaris. Als je perce wilt dat alle gegevens direct worden verwijderd dan verwijderen we jouw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging, maar met uitzondering van de informatie die we wettelijk verplicht zijn te bewaren. Wij zijn bijvoorbeeld wettelijk verplicht gegevens zoals kopieën van facturen gedurende zeven jaar te bewaren.

Toegang tot en beheer van jouw persoonsgegevens

Via jouw persoonlijke account kun je je persoonlijke gegevens rechtstreeks inzien en sommige gegevens bewerken. Zo kun je bijvoorbeeld altijd in de instellingen van je account kiezen of je al dan niet nieuwsbrieven van ons wenst te ontvangen. Primaire persoonsgegevens van de actuele leden van de vereniging zijn voor de leden inzichtelijk binnen de beveiligde omgeving. De informatie vinden wij nodig om leden in de gelegenheid te stellen met elkaar op gepaste wijze te communiceren. Bijvoorbeeld om te bellen of mailen om een afspraak te maken en je woonadres om je thuis op te halen as we gezamenlijk reizen. Verder heeft het dagelijks bestuur bestaande uit voorzitter, secretaris en penningmeester toegang tot alle persoonsgegevens. De overige bestuurs- of commissieleden hebben alleen toegang tot de gegevens die in het belang van hun functie nodig zijn. Opleidingen commissie heeft bijvoorbeeld toegang tot NAW en informatie voor opleidingen. Hoe je deze persoonsgegevens kunt inzien of beheren, is afhankelijk van de producten en diensten die je gebruikt. Als je bepaalde persoonsgegevens niet zelf kunt inzien, corrigeren of wissen, als je een kopie van jouw persoonsgegevens wilt of als je een verzoek voor de beperking van verwerkingen wilt indienen, dan kun je contact opnemen met onze webmaster via ons contactformulier. We reageren binnen 30 dagen na ontvangst van dergelijke verzoeken.

Wettelijke grondslag voor gegevensverwerking

We verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend wanneer wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben. De volgende grondslagen zijn van toepassing:

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van uw overeenkomst;
  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde verenigingsbelangen, bijvoorbeeld i) voor het kunnen uitvoeren van onze activiteiten; ii) ten behoeve van bepaalde vormen van direct marketing en profiling; iii) ter archivering van informatie over jouw account zodat je dit op een later tijdstip kunt heractiveren; iii) om fraude of misbruik van onze diensten op te sporen of te voorkomen; of iv) ten behoeve van de beveiliging van ons netwerk en systemen;
  • De verwerking is noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen, zoals de bewaarplicht voor administratieve gegevens .
  • Wanneer u ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven voor een verwerking, bijvoorbeeld voor het gebruik van foto, video materiaal op onze website.

Wanneer de bewerking berust op toestemming, heb je te allen tijde het recht om jouw toestemming in te trekken. In dat geval zullen we de betreffende verwerking van jouw gegevens beëindigen. Het intrekken van de toestemming verandert de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vόόr de intrekking daarvan niet.

Website cookies

Voor de correcte werking van onze website en onze webshop gebruiken wij een CMS waarbinnen plugins gebruikt worden om bepaalde diensten en services te bieden.

Onze website gebruikt technisch noodzakelijke cookies, ook wel functionele cookies. Voor de correcte werking van de webshop gebruikt deze plugin cookies die een ‘winkelwagentje’ van een webwinkel mogelijk maken. Zou een order immers spontaan worden vergeten, dan zou het plaatsen van een bestelling al snel onwerkbaar worden.

Onze website gebruikt ook een cookie om het gebruik van de pop-up newsletter mogelijk te maken. Deze pop-up toont een bericht afhankelijk van de instellingen bij bijvoorbeeld een nieuwe bezoeker of op basis van een interval. De cookie gebruikt geen persoons gegevens.

Vragen en klachten

Indien je vragen hebt over de wijze waarop we jouw persoonsgegevens gebruiken, kun je contact opnemen met onze Helpdesk. Je kunt ook contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) voorzitter@phileutonia.com. Indien je het gevoel hebt dat een probleem niet afdoende is geadresseerd, heb je ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verantwoordelijke entiteit

Phileutonia is een vereniging gevestigd te Eindhoven. Postbus 7031, 5605 JA Eindhoven, en geregistreerd bij het Handelsregister onder nummer 40235702. De beslissingen met betrekking tot de doelen en middelen van de verwerking van persoonsgegevens vinden in principe centraal plaats bij Phileutonia, die als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens optreedt.

De bestuurs- en commissie leden van de vereniging worden geinstrueerd om op een veilige manier met persoons gegevens te werken en doen hun uiterste beste om jouw persoonsgegevens te beschermen. Bestuursleden kunnen derhalve niet persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.

De vereniging vindt de bescherming van uw online privacy belangrijk en wil ervoor zorgen dat uw persoonlijke gegevens worden beschermd. Wij nemen alle redelijke (en wettelijk verplichte) voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Toegang tot uw persoonlijke informatie is beperkt om ongeoorloofde toegang, wijziging of misbruik te voorkomen en is alleen toegestaan aan onze eigen medewerkers of medewerkers van door de ledenvereniging ingeschakelde en gecontracteerde derden en alleen op een ‘need-to-know’ basis. De gegevens- verwerking bij de vereniging is in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).

Recht op inzage en correctie of verwijdering van uw gegevens

Als u een contact- of aanmeldformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard, zolang dit naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

Als u vragen, opmerkingen of zorgen heeft over hoe wij omgaan met uw persoonlijke gegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via webmaster@phileutonia.com of via het contact-formulier.

Het bestuur van Koninklijke harmonie Phileutonia.