Privacybeleid

Wie zijn we

Ons website-adres is: https://www.phileutonia.com/phileutonia.

Koninklijke harmonie Phileutonia Eindhoven

p.a. Schubertlaan 3
5583 XW Waalre
Nederland

KVK 40235702

Hierna te noemen vereniging. De vereniging wordt vertegenwoordigd door het dagelijks bestuur bestaande uit voorzitter, penningmeester, secretaris.

Jouw privacy is belangrijk voor ons bij Phileutonia. We gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend om je account te beheren, onze producten en diensten aan je te leveren en om je te informeren over onze producten en diensten, voor zover je hiertoe toestemming hebt verleend. We hechten veel waarde aan de bescherming, vertrouwelijkheid en integriteit van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer je van onze producten en diensten gebruikmaakt, waarom we deze gegevens nodig hebben en hoe we deze gebruiken.

Welke persoonlijke gegevens we verzamelen en waarom we die verzamelen

Reacties

Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de gegevens getoond in het reactieformulier, het IP-adres van de bezoeker en de browser user agent om te helpen spam te detecteren.

Een geanonimiseerde string, gemaakt op basis van je e-mailadres (dit wordt ook een hash genoemd) kan worden gestuurd naar de Gravatar service indien je dit gebruikt. De privacybeleidspagina kun je hier vinden: https://www.phileutonia.com/privacy/. Nadat je reactie is goedgekeurd, is je profielfoto publiekelijk zichtbaar in de context van je reactie.

Media

Als je een geregistreerde gebruiker bent en afbeeldingen naar de site upload, moet je voorkomen dat je afbeeldingen uploadt met daarin EXIF GPS locatie gegevens. Bezoekers van de website kunnen de afbeeldingen van de website downloaden en de locatiegegevens inzien.

Contactformulieren

Cookies

Wanneer je een reactie achterlaat op onze site, kun je aangeven of je naam, je e-mailadres en website in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor jouw gemak zodat je deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

Indien je onze inlogpagina bezoekt, slaan we een tijdelijke cookie op om te controleren of je browser cookies accepteert. Deze cookie bevat geen persoonlijke gegevens en wordt verwijderd zodra je je browser sluit.

Zodra je inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met jouw login informatie en schermweergave opties. Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave opties 1 jaar. Als je “Herinner mij” selecteert, wordt je login 2 weken bewaard. Zodra je uitlogt van jouw account, worden login cookies verwijderd.

Wanneer je een bericht wijzigt of publiceert wordt een aanvullende cookie door je browser opgeslagen. Deze cookie bevat geen persoonlijke data en heeft enkel het post ID van het artikel wat je hebt bewerkt in zich. Deze cookie is na een dag verlopen.

Ingesloten inhoud van andere websites

Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud bevatten (bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten, etc.). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde alsof de bezoeker deze andere website heeft bezocht.

Deze websites kunnen data over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website.

Ledeninformatie

We hebben bepaalde persoonsgegevens nodig om jou de best mogelijke ervaring te kunnen bieden, je te informeren over onze activiteiten en diensten en om ervoor te zorgen dat leden onderling met elkaar kunnen communiceren, samen kunnen musiceren en gezamenlijk kunnen reizen. Sommige van deze gegevens geef je direct, bijvoorbeeld wanneer je lid wordt van de vereniging of je registreert via onze website. We ontvangen persoonsgegevens bij het aanmelden als lid van de vereniging zowel mondeling, schriftelijk of online. Hierdoor kunnen we onze producten personaliseren en verbeteren en vanwege het feit dat we een muziekvereniging zijn is het van belang dat we bepaalde gegevens weten voor jouw functioneren binnen de vereniging.

Wanneer je bij Phileutonia een webformulier invult of je aanmeldt als lid, verwerken we de volgende gegevens:

Webformulieren:
Voornaam;
Achternaam;
Emailadres;
Telefoonnummer mobiel of vaste lijn;
Je vraag aan Phileutonia.

Lidmaatschap:
Headshot foto;
Voor- en achternaam;
Aanhef (Dhr./Mevr. etc.);
E-mailadres; E-mailadres ouders verzorgers;
Je mobiele nummer;
Je telefoon nummer;
Je woonadres;
Je geboortedatum;
Instrument, merk type soort;
Datum aanmelding;
Datum lidmaatschap;
Datum dat je stopt als lid;
Verenigingsonderdeel;
Muziekervaring, vooropleiding;
Muziekinstrument(en) bruikleen;
Eerdere muziekverenigingen;
Hobby’s school werk;
Instrument keuze eigen/ vereniging;
Betaal- en factureringsinformatie, zoals bankrekeningnummer;
Bedrijfsnaam (indien van toepassing);
We archiveren ook de jaren dat je actief was in een commissie of bestuur;

Webshop / Vrienden:
Voor- en achternaam;
Aanhef (Dhr./Mevr. etc.);
E-mailadres;
Je mobiele nummer;
Je telefoon nummer;
Je factuur- en levering adres;
Datum aankoop;
Hoeveelheid;
Product en kenmerken;
Prijs per producten en totaalprijs;
Betaal- en factureringsinformatie, zoals bankrekeningnummer;
Bedrijfsnaam (indien van toepassing);

Contacten:
Voor- en achternaam;
Aanhef (Dhr./Mevr. etc.);
E-mailadres;
Je mobiele nummer;
Je telefoon nummer;
Je adres;
Instrument(en);
Type contact (docent/invaller);

Met wie we jouw data delen

We delen jouw persoonsgegevens niet met derden met uitzondering van de Gemeente Eindhoven (CKE) en de Brabantse Bond van Muziekgezelschappen (BBM) zoals eerder beschreven of informatie om de presentie te controleren ten behoeven van de veiligheid van de aanwezige personen.
We delen je persoonsgegevens (naam, adres, telefoonnummer, email adres, instrument) in overkeg met jou wel met bijvoorbeeld dirigent of muziekleraren zodat ze met jou kunnen communiceren om hun diensten aan te bieden.

Hoe lang we jouw data bewaren

Wanneer je een reactie achterlaat dan wordt die reactie en de metadata van die reactie voor altijd bewaard. Op deze manier kunnen we vervolgreacties automatisch herkennen en goedkeuren in plaats van dat we ze moeten modereren.

Voor gebruikers die geregistreerd op onze website (indien van toepassing), bewaren we ook persoonlijke informatie in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie bekijken, wijzigen of verwijderen op ieder moment (de gebruikersnaam kan niet gewijzigd worden). Website beheerders kunnen deze informatie ook bekijken en wijzigen.

We bewaren jouw persoonsgegevens uitsluitend zo lang deze nodig zijn voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt en/of zolang dit wettelijk is vereist.
Indien je stopt als lid van Phileutonia, markeren we deze in onze database als ‘oud lid’. In dat geval maken we niet langer actief gebruik van jouw accountinformatie bijvoorbeeld om je over onze producten en diensten te informeren, echter blijf je actief in onze database als persoon voor de marketing doelen als beschreven. Je account wordt dan gearchiveerd zodat we dat in overleg weer kunnen heractiveren, mocht je in de toekomst opnieuw van onze diensten gebruik willen maken. Voor de marketingdoeleinden kun je zelf bepalen door je uit te schijven uit onze nieuwsbrieflijst.
Indien je jouw lidmaatschap wilt opzeggen, vragen we je contact op te nemen met onze secretaris. Als je perce wilt dat alle gegevens direct worden verwijderd dan verwijderen we jouw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging, maar met uitzondering van de informatie die we wettelijk verplicht zijn te bewaren. Wij zijn bijvoorbeeld wettelijk verplicht gegevens zoals kopieën van facturen gedurende zeven jaar te bewaren.

Welke rechten je hebt over je data

Als je een account hebt op deze site of je hebt reacties achter gelaten, kan je verzoeken om een exportbestand van je persoonlijke gegevens die we van je hebben, inclusief alle gegevens die je ons opgegeven hebt. Je kan ook verzoeken dat we alle persoonlijke gegevens die we van je hebben verwijderen. Dit bevat geen gegevens die we verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligings doeleinden.

We bewaren jouw persoonsgegevens uitsluitend zo lang deze nodig zijn voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt en/of zolang dit wettelijk is vereist.
Indien je stopt als lid van Phileutonia, markeren we deze in onze database als ‘oud lid’. In dat geval maken we niet langer actief gebruik van jouw accountinformatie bijvoorbeeld om je over onze producten en diensten te informeren, echter blijf je actief in onze database als persoon voor de marketing doelen als beschreven. Je account wordt dan gearchiveerd zodat we dat in overleg weer kunnen heractiveren, mocht je in de toekomst opnieuw van onze diensten gebruik willen maken. Voor de marketingdoeleinden kun je zelf bepalen door je uit te schijven uit onze nieuwsbrieflijst.
Indien je jouw lidmaatschap wilt opzeggen, vragen we je contact op te nemen met onze secretaris. Als je perce wilt dat alle gegevens direct worden verwijderd dan verwijderen we jouw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging, maar met uitzondering van de informatie die we wettelijk verplicht zijn te bewaren. Wij zijn bijvoorbeeld wettelijk verplicht gegevens zoals kopieën van facturen gedurende zeven jaar te bewaren.

Waar we jouw data naartoe sturen

Reacties van bezoekers kunnen door een geautomatiseerde spamdetectie service geleid worden.

Jouw contactinformatie

We gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, en waar van toepassing, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. We gebruiken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden

Uitvoering van de overeenkomsten. We verwerken jouw persoonsgegevens om je onze producten en diensten van jouw keuze te leveren. Zo gebruiken wij deze informatie om je een gekocht product te kunnen factureren en uit te leveren en om je contributie voor je lidmaatschap te innen.

Service.We gebruiken jouw informatie om je te ondersteunen in het gebruik van onze diensten. Dit omvat het gebruik van persoonsgegevens om met jou te kunnen communiceren over de aard en locatie en tijdstippen van onze activiteiten, om je te helpen bij het gebruik van je instrument(en), welke muziekstukken we repeteren, en andere lidmaatschap of klantondersteuning gerelateerde diensten te leveren. Tevens gebruiken je informatie (persoonsnaam en duur van je lidmaatschap) om je te kunnen huldigen.

Indien onderhoud of inspectie van je muziekinstrument wat je in bruikleen hebt of huurt van de vereniging nodig is verstrekken wij je naam en gegevens van het instrument aan de door ons goedgekeurde partij die onderhoud en/of inspectie uit gaat voeren.

Communicatie.We gebruiken jouw gegevens om in verband met onze dienstverlening met je te communiceren via e-mail, sms-berichten of andere elektronische media. Zo ontvang je van ons facturen en kunnen wij met je communiceren om je lidmaatschap te bevestigen, je de datum, tijd en locatie van de activiteiten te sturen, en om je uit te nodigen om deel te nemen aan onze activiteiten en zo nu en dan te vragen om deel te nemen aan een klanttevredenheidsonderzoeken.

Marketing. We willen je graag via e-mail, sms of andere elektronische media op de hoogte houden van onze producten en diensten, of die van andere bedrijven, verenigingen, overheden, BEM, BBM, KNMO of andere muziek gerelateerde informatie (voor zover je hiervoor toestemming hebt verleend). Je hebt het recht om je te allen tijde af te melden voor deze informatievoorziening. Afhankelijk van jouw voorkeuren kun je je uitschrijven, sommige instellingen direct online wijzigen, of contact opnemen met onze klantenservice om dit voor jou te doen.

Veiligheid, beveiliging en beslechting van geschillen.We gebruiken jouw gegevens om de veiligheid, integriteit en bescherming van onze producten, diensten en klanten te waarborgen. Zo verwerken we jouw gegevens voor het opsporen en voorkomen van fraude, diefstal en ander misbruik van onze diensten. In voorkomend geval kunnen we jouw gegevens gebruiken in het kader van geschillenbeslechting, om nakoming van de overeenkomst met je af te dwingen, om onze rechten jegens derden af te dwingen, of onszelf te verdedigen tegen vorderingen of beweringen van derden.

Wettelijke verplichtingen.We kunnen jouw informatie verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld het bijhouden van een administratie of om te voldoen aan legitieme verzoeken van bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld politie/justitie).

Verbetering en personalisering van onze producten en diensten. We gebruiken jouw persoonsgegevens om onze producten en diensten te verbeteren.

Onderhoud, ontwikkeling en incidentmanagement. Indien je problemen ondervindt met één van onze producten of diensten, kan het zijn dat we persoonsgegevens, zoals je naam, geboortedatum, moeten verwerken om het betreffende probleem op te lossen. We verwerken je persoonsgegevens ook voor sommige interne operationele processen, bijvoorbeeld wanneer we gegevens naar een nieuwe database overbrengen.

Uitvoering van algemene bedrijfsprocessen, intern management en managementrapportage. Om onze activiteiten te kunnen uitvoeren, gebruiken we jouw persoonsgegevens voor algemene bedrijfsprocessen. We verwerken je gegevens bijvoorbeeld voor archiveringsdoeleinden, rapporteren van aantal leden en andere administratieve doeleinden.

Aanvullende informatie

Hoe we jouw data beveiligen

oor hosting en onderhoud worden uw persoonsgegevens opgeslagen in de Europese Unie. Jouw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk verwerkt door het bestuur van Phileutonia. De gegevens worden centraal gearchiveerd op een beveiligde server voorzien van een firewall. De database en persoonsgegevens zijn beveiligd met 1 of 2clef autorisatie met eCaptcha om ongeoorloofd toegang tot persoonsdata te krijgen te vermijden.  Dit geld ook voor foto en video materiaal dat voor archief doeleinden wordt bewaard.

Phileutonia beschikt over een privé cloud waarbinnen alle gegevens, waaronder ook notulen van bestuur en commissievergaderingen worden bewaard.

Welke datalek procedures we geïmplementeerd hebben

Van welke derde partijen we data ontvangen

Wat voor geautomatiseerde besluiten we nemen en profilering we doen met gebruikersgegevens

Openbaarmakingsverplichtingen van de industrie

Vragen en klachten

Indien je vragen hebt over de wijze waarop we jouw persoonsgegevens gebruiken, kun je contact opnemen met onze Helpdesk. Je kunt ook contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) voorzitter@phileutonia.com. Indien je het gevoel hebt dat een probleem niet afdoende is geadresseerd, heb je ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verantwoordelijke entiteit

Phileutonia is een vereniging gevestigd te Eindhoven. Postadres p.a. Schubertlaan 3, 5583 XW, Waalre, en geregistreerd bij het Handelsregister onder nummer 40235702. De beslissingen met betrekking tot de doelen en middelen van de verwerking van persoonsgegevens vinden in principe centraal plaats bij Phileutonia, die als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens optreedt.

De bestuurs- en commissie leden van de vereniging worden geinstrueerd om op een veilige manier met persoons gegevens te werken en doen hun uiterste beste om jouw persoonsgegevens te beschermen. Bestuursleden kunnen derhalve niet persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.

De vereniging vindt de bescherming van uw online privacy belangrijk en wil ervoor zorgen dat uw persoonlijke gegevens worden beschermd. Wij nemen alle redelijke (en wettelijk verplichte) voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Toegang tot uw persoonlijke informatie is beperkt om ongeoorloofde toegang, wijziging of misbruik te voorkomen en is alleen toegestaan aan onze eigen medewerkers of medewerkers van door de ledenvereniging ingeschakelde en gecontracteerde derden en alleen op een ‘need-to-know’ basis. De gegevens- verwerking bij de vereniging is in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).

Recht op inzage en correctie of verwijdering van uw gegevens

Als u een contact- of aanmeldformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard, zolang dit naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

Als u vragen, opmerkingen of zorgen heeft over hoe wij omgaan met uw persoonlijke gegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via webmaster@phileutonia.comof via het contact-formulier.

Het bestuur van Koninklijke harmonie Phileutonia.

en_GBEnglish
nl_NLDutch en_GBEnglish